INFORMATION OM FÖRENINGARS STADGEENLIGA MÖTEN UNDER TIDEN FÖR UNDANTAGSFÖRHÅLLANDEN
På grund av coronaviruset har föreningarna begränsade möjligheter att fullgöra sina skyldigheter gentemot föreningslagen och myndigheter.
Nu rekommenderas det att vi följer statsledningens och myndigheternas anvisningar.
Patent och registerstyrelsen kom 19 mars ut med anvisningar om hur situationen påverkar företags, föreningars och andra sammanslutningars verksamhet.
Såhär meddelar PRH på sin webbplats om föreningars stadgeenliga möten >>PRH:
"Enligt föreningslagen krävs i vanliga fall en bestämmelse i stadgarna för att man ska kunna ge fullmakt eller delta i möten på distans. Bestämmelser om att delta på distans finns bland annat i 17 § i föreningslagen.
Mer information om distansdeltagande hittar du i olika föreningsguider, där det också finns information om sådant som gäller föreningens interna verksamhet.
PRS kan inte ta ställning till föreningarnas stadgeenliga möten, men i den rådande undantagssituationen måste föreningarna först och främst följa regeringens, beredskapslagens och hälsovårdsmyndighetens instruktioner.
Vår uppgift är att ge information och anvisningar om att lämna in anmälningar till föreningsregistret, men inte i sådant som gäller möten och föreningens interna verksamhet. Vi övervakar inte heller föreningarnas verksamhet.
Se även justitieministeriets sida om coronavirus och sammankomster."
Såhär meddelas på justitieministeriets webbplats som PRH hänvisar till >>Justitieministeriet:
"Det finns inget entydigt svar på detta, eftersom också föreningsmöten och bolagsstämmor betraktas som offentliga tillställningar. Det finns dock undantag. De får inte anordnas om deltagandet i dem kräver en inbjudan eller medlemskap i en viss sammanslutning, om inte tillställningen på grund av antalet deltagare, tillställningens natur eller andra särskilda skäl kan anses vara enskild. Personantalet i riktlinjerna är begränsat till 10 personer, vilket innebär att små bolags och sammanslutningars möten kan hållas.
Det är bra att skjuta upp större möten om den tillämpliga lagstiftningen och bolagsordningen tillåter det. Om tidsfristen för mötet är på väg att löpa ut måste sammanslutningens ledning bedöma om det är bättre att skjuta upp mötet eller försöka ordna det genom undantagsarrangemang såsom fullmakter eller distansförbindelser. I så fall gäller det att försäkra sig om att alla intresserade kan delta i mötet på lika villkor. Ansvaret för att möten ordnas på ett sätt som är tryggt för delägarna ligger alltid hos bolaget."
PRH hänvisar till "olika föreningsguider". På föreningsresursen finns följande information om föreningsmöten och coronaviruset >>Föreningsresursen:
"Föreningsmöten (vårmöte, årsmöte etc) skall enligt lagen hållas vid den tidpunkt som nämns i stadgarna. Ibland är detta inte möjligt. Coronaviruset och den pandemi det har orsakat har medfört att många föreningar överväger ifall de stadgeenliga mötena alls kan hållas. Myndigheterna rekommenderar att alla arrangörer nu överväger ifall en sammankomst är nödvändig att ordna.
Föreningen måste själv bedöma vilka risker som finns med mötet (deltagarantal, deltagare som hör till särskilda riskgrupper etc). Det är ändå i detta undantagsläge klart att det är bättre att senarelägga rutinmöten och andra sammankomster som inte är nödvändiga. Ifall föreningen konstaterar att det stadgeenliga föreningsmötet också medför risker kan styrelsen besluta att flytta på mötet.
I så fall rekommenderas att styrelsen omgående meddelar föreningens medlemmar tydligt och klart att mötet flyttas på grund av risken för smittspridning, och att mötet kommer att hållas så fort det med hänvisning till medlemmarnas hälsa är tryggt att ordna.
Meddelandet till medlemmarna skall förmedlas på samma sätt som stadgarna föreskriver att föreningsmötet sammankallas, men det är givetvis bäst att använda sig av alla kommunikationskanaler som föreningen har tillgång till. Detta förfarande medför inte sanktioner för styrelsen.
Distansdeltagande för föreningsmöten är enbart möjligt ifall det tillåts i föreningens stadgar. Styrelsemöten kan dock fritt ordnas på distans (med telefon, skype, e-post etc.)."
En av Finlands ledande experter på föreningslagen, minister Lauri Tarasti har sagt att i dylika situationer då man av tekniska orsaker inte kan hålla ett möte så kan mötet senareläggas oberoende av vad stadgarna säger. En försening av årsmötet torde inte medföra sanktioner för föreningen.
Som slutsats av allt dett kan man konstatera att det kunde ha varit på sin plats att Patent och registerstyrelsen eller Justitieministeriet gett klarare besked gällande förfarandet i rådande situation. Enligt justitieministeriet är det "upp till var och en att ordna möten som är tryggt för delägarna", i pensionärsföreningarnas fall medlemmarna. Mitt råd är alltså att ni skjuter upp möten tills vidare. Föreningens bokföring skall ändå skötas enligt bokföringslagen och styrelsens godkännande av bokslutet räcker.
